在日常的工作与生活中，告知函是一种非常实用的文书形式，常用于传达信息、通知事项或确认某些安排。无论是企业内部沟通，还是对外交流，一封规范且得体的告知函都能有效提升工作效率和形象。以下是告知函的基本格式及范文示例，供参考。

一、告知函的基本结构

1. 明确标注为“告知函”。

2. 收件人信息：包括对方单位名称或个人姓名。

3. 正文开头：简要说明事由或背景。

4. 具体分条列出需要告知的信息。

5. 结尾语：表达感谢或期待回复。

6. 落款：写明发函单位或个人，并注明日期。

二、告知函范文示例

告知函

致：XX公司人力资源部

联系人：张经理

地址：XX市XX区XX路XX号

正文

尊敬的张经理：

您好！感谢贵公司长期以来对我司的支持与合作。现因业务发展需要，我司计划于2023年12月1日对办公场地进行装修升级，预计施工周期为两个月。期间可能对部分区域产生一定影响，特此提前告知并希望得到您的理解与配合。

具体事项如下：

1. 施工期间，我司将尽量减少噪音干扰，确保不影响正常办公环境；

2. 如需调整相关会议安排，请及时与我方工作人员联系；

3. 若贵公司有其他特殊需求，请随时告知，我们将尽力协助解决。

我们真诚期待继续与贵公司保持良好的合作关系，并感谢您对此事的关注和支持。如有任何疑问，欢迎随时通过以下方式与我司联系：

联系电话：XXX-XXXX-XXXX

电子邮箱：info@company.com

再次感谢您的耐心阅读与支持！

落款

发函单位：XX科技有限公司

日期：2023年11月1日

三、撰写注意事项

1. 简洁明了：避免冗长复杂的表述，突出核心内容即可。

2. 语气礼貌：无论涉及何种事项，均应保持友好、尊重的态度。

3. 条理清晰：使用分点或段落形式，方便读者快速理解重点。

4. 专业术语适当：根据行业特点合理运用专业词汇，但不宜过多堆砌。

通过以上模板和建议，您可以轻松制作一份符合实际需求的告知函。希望本文能帮助您高效完成相关工作！

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（注：文中提到的具体内容仅为示例，实际应用时请根据具体情况调整。）